個で働く、チームで働く。効果的で効率的なスケジュール管理方法は?

こんにちは、エフォートレスマガジンの福岡すみれです。

もう来年の手帳を手にされた方も多いのでは?スケジュールを制すものは人生を制す✨
今回は、イロドリブランディング代表の村本彩さんにスケジュール管理の秘訣を伺いました。

そもそもなぜ彩さんにこのテーマでお話を伺ったか?というと…

◆講座にコンサルに撮影にディレクションに、さらに2児のママで家族行事にと大忙し(に見える)彩さんが、どんな風に日々を回しているの?
◆個人がチームで働くとき、スケジュール共有はどうしたらいい?
◆クライアントさんとの日程調整なども自動化されているとのこと。気になりますー!

ということで、詳しくインタビューしてきました!

自分では「手帳派」チームでは「デジタル管理」の彩スタイル

福岡:こんにちは^^今日もよろしくお願いします。
早速ですが、彩さんはどんな風にスケジュール管理をされているのですか?教えてください~!


村本(敬称略):はい!我流だけどいいのかな^^でもこだわりはあるのでお伝えしますね。

実はアナログ派の彩さん!でも効率化は常に意識

村本:まず私は書かないと頭に入らないタイプなので、手帳を使っています。会社員の頃から絶対バーチカルですね。1日の流れが時間軸で縦に見られるのでとっても便利。

スケジュールは大きなところから決めていきます。

まずは大型のセミナーなど先の予定まで決まっているものを記入して、次にクライアントさんの撮影など相手のあるものを先に調整します。残ったところから、月20時間前後のコンサル枠を確保。週2日ほどをコンサルDAYとして先に固める感じですね。

ここまでを前月の15日までに終えて、チームと共有&クライアントさんにもご案内しています。

そうすると、この日はコンサルの日、この日は撮影の日、この日は講座の日などが決まり、残ったフリーの日が作業日に。作業の間に別の案件が入ると思考が中断してしまったりもするので、同じような仕事をまとめてスケジュール化するのは意識しています。


こんな感じですね。写真から、コンサルや講座を枠で確保している感じ、伝わりますか?

上の枠にはプロモーションとか撮影といった大きなイベント系のものを書いて分かりやすくしています。下の空いた欄にはto do を書いたり、メモに使っていますね。

ちなみに手帳の相棒はこれらのペン!
ジェットストリームの書き味が一番好きなんですが、スケジュールのところはフリクションペンを。予定が変わったときに消して書き直せるから便利なんです。

それから手帳ではないですが、やることリストなどはiphoneのメモ機能思いついたら残すようにしています。実はメルマガなどもメモ機能に書いているのですが、スマホで時間のあるときに書いておくと、Macにも同期されるので、PCの前に座ったタイミングでメルマガ配信スタンドに流し込めばOK。メモの利用で移動中でも仕事がはかどるようになりました。

例えば発信なども、メルマガを週2回この曜日に、水曜日がオンラインサロンでライブ配信をする、など極力ルーティンにして、スケジュールが流れていくように組み立てています。

手帳大好き♡彩さんの右腕さっこさんの場合

と、手帳談義をしていると、打合せに同席していたイロドリの小松紗貴子さん(通称さっこさん)が目をキラキラさせているではありませんか!さっこさんは大の手帳好き。スケジュール管理に色々迷走した過去もあり、今は「CITTA」というブランドの手帳を超愛用しているそうです。何がそんなにいいのか、聞いてみました。

さっこ(敬称略):もうこれが、本当にたまらないんです~~~~!!!

まず、バーチカルに24時間あるんですね。で、朝は5時からはじまる。よくあるバーチカルは8時からスタートで夜も20時で終わり。でも、在宅やフリーで働くと早起きしてひと仕事して、家事や子どもの送迎が一息ついた9時頃からまた仕事再開ということも多いじゃないですか。なのでここは重要ポイントですね。

私も来年のはCHITTAにしようかな…と前のめりに話を聞く彩さん

それから、私の好みもありますが、

・月曜始まりなこと
・マンスリーが2か月見開きなのもいい
・ペタっと倒れるので書きやすくて…
・土日が平日と同じサイズで用意されているのも重要ポイント!
・何よりこの右側のこのメモ欄の広さ!!

バーチカルの手帳だとメモの幅が狭いのが多くて、足りなかったので出会ったときには感激でした。


「CITTA」の唯一の弱点は、ペンホルダーがないところですかね。私はこんな風にカバーつけて使っています。

メモ欄にぎっちり並ぶ字!活用している様子がよく分かりました!


デジタルに移行し挫折した日々

さっこ:オフィスワーカーを卒業し働き方を変えてからというもの、いろんな手帳を試しましたね。一度は完全デジタルにも移行して。でもカレンダーとto doがうまくシンクロできなかったり、走りながら増えていくタスクを管理できなかったんです。未来への妄想やワクワクした気づき、そんなものも一か所にまとめていきたくて。手書きの柔軟性はすごいなと思います。

朝を発信とChatwork対応の時間と決めて着実にnoteの投稿も増やしていかれているさっこさん!

ちなみに今の手帳との出会いは、スケジュール難民になり困っていたときに、チームメンバーにおすすめされたこと。(吉武麻子さんという時間管理のプロがチームにいるのです!)やっと出会えたという感じで愛用中!なんだか回し者みたいになってきましたが!!!断じて違いますので(笑)

このチーム撮影の日に、麻子さん(中央)が持つ手帳について質問攻めに!!!
福岡

自分のルールがあるとスケジュール管理もとてもスムーズですよね。今Webを使っている方も多いので、お2人の敢えての手帳派が新鮮でした~!

クライアントさんとの日程調整も効率化にチャレンジ!

クライアントさんとのコンサル・面談調整も、何か工夫されている点があると伺ったのですが…

村本:そうなんです。今年から思い切って、”tebanasu”というZOOM自動面談予約システムを導入しました。以前は、個別に「いつがいいですか?」と第三希望まで出してもらい、それを事務局が調整したり自分で返信したりしていたのですが、これが意外と手間のかかる仕事で。

スケジュールってお互いにすぐ決めたいのに返事が来なくて先に進めなかったり、待っている間にダブルブッキングしてしまったりとか…。それが24時間いつでも予約・キャンセルができるようになったので、お客様からもすごく便利になったと言われますね。


ちなみに、使い方は月に1~2回、こんな画面にドロップ&ドラッグでコンサルやグープ相談会の日程候補を入れていきます。


そうすると、申し込みフォームにさきほど入れた日程が反映され「予約日」に出てくるように。

日程を選んでポチっと予約いただくと、私のところには「予約が入りました」というメールがくるんです。そうするとすかさず手帳にメモ!(枠として取っておいたところにクライアントさんのお名前を記入!)申込者の方には、ZoomのURLや事前のご案内などが自動返信で届くからすごく楽になりました!

ちなみに、確定したスケジュールは、Googleカレンダーとも同期してくれるので、チームメンバーとは私のスケジュールの大きなところはオンラインで共有できるようになりましたね。

スケジュール調整を自動化することのメリットは大きい

村本:ちなみにさっこさんは、”tebanasu”入れてみてどう?

さっこ:そうですね。事前にコンサルの日程候補日を半月~1か月まとめてインプットしてるんですけど、あれがすごくよくて。お客様のご要望ごとに対応するよりも、同じ日にコンサルをまとめられるようになって、先の予定が立てやすくなりましたね。日程調整のためにメッセージのやり取りを繰り返すこともなく、ミスや確認の手間なども手放せました。

先日クライアントさんからは「この予約システムがあることで彩さんやプランナーの先の予定が見えて、段取りがしやすい」というお声もいただきましたね。近い日程はすぐに埋まってしまうので、早めにまず「予約」する。そして、その予約に合わせて自分の行動を進めていくというように行動促進になっている一面もあるようです。

村本:なるほどー!確かに、準備ができてから予約を入れるよりも、まず先の日付で予約してそこを起点に行動するのはいい考えですね!

コーチ系のお仕事をされている方や、Zoomを使った面談などされている方には一度「日程調整」自体の手放し、考えてみるといいと思います。参考リンクを貼っておきますね。初月無料なので、ご興味のある方はお試しを!

★参考★Zoom面談自動化システム
 tebanasu ライト (ユーザーが1名の場合)
 tebanasu ベーシック (複数メンバーで運営されている場合はこちらがおすすめ)


村本&さっこ:私たちもチームの形や仕事の領域がどんどん広がり形が変わるフェーズにいて。古きも新しきも取り入れながら自分たちのスタイルを作っていっている感じです。何か参考になることがあればとても嬉しいです!


福岡

個人で働くとスケジュール管理もまたやり方を模索しますよね。アナログの良さもデジタルの良さも活用して、自分らしい働き方につなげていけたらいいですね。今日は貴重なお話をありがとうございました!

さて来月は、読書の秋!ブランディングやデザイン、ビジネスに効く彩さんのお気に入りの本をご紹介いただきます。お楽しみに~!

投稿者プロフィール

福岡すみれ
福岡すみれ編集長
ライター・広報PR。3児の母。食・子育て・英語・ビジネス・女性のキャリアなどについて記事を書いています。前職はお酒&飲料メーカーの役員秘書でした。あなたが、そして家族やチームが輝くように…令和の時代を軽やかに生きるヒントをお届けできればうれしいです。

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